Informatique mobile

Gestion d’événements et cloud

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Le cloud computing est la fourniture de ressources, de logiciels et d’informations partagés sur Internet. Il s’agit d’un modèle de prestation de services informatiques relativement nouveau, offrant aux utilisateurs une manière complètement différente d’utiliser et de gérer leurs logiciels et plates-formes informatiques. Une façon courante d’utiliser le cloud computing consiste à s’abonner ou à payer des frais mensuels pour utiliser une solution logicielle particulière. Plutôt que d’installer le logiciel directement sur l’ordinateur d’un utilisateur, l’utilisateur peut accéder au logiciel à distance via son navigateur Web.

Certains des avantages généraux du cloud computing sont:

  • Coûter: Les coûts peuvent être considérablement réduits car les dépenses en capital sont converties en dépenses opérationnelles, ce qui réduit les barrières à l’entrée
  • Indépendance locale: Les utilisateurs peuvent accéder aux systèmes via un navigateur Web quel que soit leur emplacement ou l’appareil qu’ils utilisent
  • Évolutivité et capacité de pointe: En utilisant des logiciels dans le cloud, les entreprises peuvent facilement gérer les pics de demande
  • Fiabilité: La fiabilité a été améliorée, ce qui en fait une option plus sûre pour la reprise après sinistre
  • Maintenance: C’est plus facile avec le cloud computing car le logiciel n’est pas installé sur l’ordinateur de l’utilisateur; ce qui signifie que le support et les mises à niveau sont gérés et pris en charge par le fournisseur lui-même.

Les gestionnaires d’événements peuvent tirer parti du cloud computing et l’utiliser pour améliorer l’efficacité et réduire les coûts de leurs événements.

Deux des solutions logicielles cloud les plus populaires pour les gestionnaires d’événements sont:

Documents Google

Google Docs est un excellent exemple de cloud computing. Traditionnellement, travailler avec un document maître sur un serveur ou un réseau conventionnel peut entraîner de nombreux problèmes, tels que:

  • Je ne sais pas si vous travaillez sur la version la plus récente
  • Une seule personne peut y accéder à la fois
  • Seuls ceux qui travaillent sur le serveur / réseau peuvent accéder au document
  • Problèmes de duplication

Cependant, l’hébergement de documents dans le cloud signifie que les membres clés de l’équipe de l’événement (ainsi que les partenaires et fournisseurs externes) peuvent accéder aux documents à tout moment et en tout lieu (connexion Internet en attente). Il n’y a pas de limite au nombre de personnes qui peuvent consulter le document à tout moment, les mises à jour sont effectuées en temps réel et il n’y a aucun problème avec la duplication des documents. De plus, l’hébergement de documents dans le cloud est également plus sécurisé, car ils ne dépendent pas de la sécurité du réseau ou du serveur sur lequel ils seraient normalement conservés.

Logiciel de gestion d’événements

Les logiciels événementiels commencent à jouer un rôle clé dans l’organisation et la gestion des événements. Un logiciel complet de gestion d’événements comprend des fonctionnalités telles que:

Intégration du site Web: le logiciel événementiel doit s’intégrer de manière transparente à votre site Web existant sans avoir à repenser ou à marquer

Enregistrement en ligne: Le logiciel de gestion d’événements doit permettre aux gestionnaires d’événements de créer un formulaire de réservation en ligne entièrement personnalisable capturant les informations les plus pertinentes de vos participants.

Communication événementielle: Une communication claire et ciblée avec votre public délégué est cruciale, le système événementiel doit inclure des outils de communication événementiels intégrés tels que le marketing par e-mail, les invitations et les sondages

Badges d’événement: L’une des tâches les plus chronophages d’un gestionnaire d’événements est la production de badges de délégué. Le logiciel événementiel permet de créer facilement et rapidement des badges personnalisés avant ou pendant l’événement

Gestion des ressources événementielles: Gérez et allouez facilement toutes les ressources grâce à une fonction de calendrier complète, vous donnant un contrôle total sur tous les aspects du processus de gestion des événements

Événement financier: La technologie permet aux gestionnaires d’événements de fournir aux délégués une variété d’options pour payer en ligne en toute sécurité et en toute confiance, offrant une facilité d’utilisation grâce à l’automatisation

Rapports d’événements: La détermination du véritable retour sur investissement des événements peut être déterminée et gérée grâce à une puissante suite de rapports et d’analyses

Planificateur d’événements: Gérez et planifiez facilement et efficacement des réunions individuelles polyvalentes pour vos délégués et fournisseurs

Logiciel de gestion de sallesont: des outils flexibles de planification et de planification des lieux qui gèrent les installations événementielles quel que soit le type d’événements organisés

Gestion de documentsnt: un moyen simple de publier et de gérer les résumés et les biographies des conférenciers

Les logiciels d’événements peuvent aider les gestionnaires d’événements à créer des événements plus efficaces et plus réussis. Des recherches ont montré que pendant le ralentissement économique actuel, de nombreuses entreprises événementielles ont commencé à profiter des avantages de l’automatisation et de la technologie événementielle pour rester à flot. L’augmentation de l’efficacité et la réduction du coût de l’organisation d’événements augmentent le retour sur investissement tant pour la société événementielle que pour les participants.

Une solution de gestion d’événements basée sur le cloud permet aux gestionnaires d’événements de gérer les équipes d’événements et les demandes des délégués et des bookers, de n’importe où et à tout moment. Dans le même temps, les promotions d’événements, les réservations, les annulations et les mises à jour peuvent également être effectuées en utilisant Internet comme principal moyen de livraison.

Du point de vue des gestionnaires d’événements, le logiciel de gestion d’événements dans le cloud assure des volumes élevés de transactions sortantes (newsletters, invitations, etc.) et entrantes (réservations d’événements, modifications, annulations, etc.), économisant du temps et de l’argent, tout en donnant délègue une expérience plus fluide et améliorée.

Du point de vue de la gestion, une solution de gestion d’événements basée sur le cloud fournit le mécanisme pour avoir un contrôle en temps réel sur toutes les activités événementielles – les gestionnaires d’événements peuvent obtenir une image précise de l’état des événements actifs, à quel stade certaines campagnes de marketing événementiel sont en place. et les commentaires reçus sur votre programme d’événement actuel. Les partenaires externes – formateurs, conférenciers, sponsors, traiteurs, gestionnaires de sites, etc. – peuvent également accéder facilement et en toute sécurité aux détails liés à l’événement dont ils ont besoin pour accéder et répondre à tout changement de l’événement qui les concerne, toujours en temps réel.

Disposer d’une solution de gestion des événements basée sur le cloud offre des opportunités importantes pour intégrer la solution avec des applications et des solutions supplémentaires, à la fois internes et externes. Par exemple:

Interne

  • Applications de financement
  • Solutions pour la gestion des clients et des contacts

Externe

  • Sites Web partenaires
  • Fournisseurs de paiement en ligne tiers
  • Environnements de réseaux sociaux

Avec une solution de gestion des événements basée sur le cloud, la gestion des événements devient un problème commercial à part entière, les problèmes informatiques étant traités par le fournisseur d’applications cloud. La disponibilité de la solution de gestion des événements, la sauvegarde et la sécurité des données, ainsi que l’évolutivité de la solution pendant les périodes de pointe d’activité, sont toutes gérées de manière transparente par le fournisseur de l’application cloud.

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